Skladno z GDPRGostovanje v NemčijiBrez plačilne karticePreklic kadarkoli
EasyHours
Preizkusite brezplačno

Zakon o evidenci delovnega časa

Evidenca delovnega časa po zakonu v Sloveniji

Pregledano 3. maja 2026

Delodajalci v Sloveniji morajo voditi evidenco o izrabi delovnega časa. Po spremembah ZEPDSV-A in ZEPDSV-B mora evidenca pomagati dokazati dejanske ure, prihod in odhod, nadure, odsotnosti, posebne pogoje dela ter pravico delavca do vpogleda v njegove podatke.

Ta stran je napisana za podjetja, ki iščejo preprosto razlago za evidenco delovnega časa, registracijo delovnega časa ali elektronsko evidenco delovnega časa. Povzame obveznosti, tveganja in praktičen postopek, ne nadomešča pa pravnega mnenja.

Preizkusite brezplačnoVprašajte nas
  • Pregledano 3. maja 2026
  • Fokus na slovenski trg
  • ZEPDSV-A in ZEPDSV-B
  • Uradni viri so navedeni

Splošne informacije za slovenske delodajalce. To ni pravni nasvet. Pred uvedbo postopka preverite ZEPDSV, ZDR-1, kolektivno pogodbo, interne akte in posebnosti svoje dejavnosti.

Časovna ura

EasyHours

Matej

Matej

Pripravljeni za začetek?

Prihod ob --:--
Slovenska cesta 14, Ljubljana
Ura
Zapisi
Razpored
Meni

Na tej strani

Kratek odgovor

Da, evidenca delovnega časa je zakonska obveznost

ZEPDSV določa evidence, ki jih morajo voditi delodajalci, med njimi evidenco o izrabi delovnega časa. To ni samo mesečna tabela za plače. Namen evidence je tudi varstvo delavca, preverjanje delovnega časa, počitkov, nadur, odsotnosti in podatkov, ki jih lahko zahteva inšpektorat.

ZEPDSV-A se uporablja od 20. novembra 2023. ZEPDSV-B velja od 23. aprila 2025 in je med drugim zožil krog oseb, za katere se vodi evidenca, odpravil obvezno evidentiranje izrabe in obsega odmora, omogočil mesečni vpis nekaterih posebnih podatkov ter jasneje uredil kraj hrambe evidence.

Obvezni podatki

Kaj mora vsebovati evidenca delovnega časa

Natančen obseg je treba preveriti za konkretno podjetje, razporeditev delovnega časa in kolektivno pogodbo. Spodaj je praktičen povzetek ključnih podatkov po aktualni ureditvi ZEPDSV.

PodatekKaj pomeni v praksiKako pomaga EasyHours
Število urZa posameznega delavca se vodi podatek o številu ur in skupno število opravljenih ur s polnim ali krajšim delovnim časom.Dnevni, tedenski in mesečni pogledi samodejno seštevajo ure po zaposlenem.
Prihod in odhodEvidenca mora pokazati čas prihoda na delo in čas odhoda z dela, ne samo končnega mesečnega seštevka.Zaposleni zabeležijo prihod in odhod prek mobilne aplikacije, brskalnika ali kioska.
Nadurno deloOpravljene ure v času nadurnega dela morajo biti ločene od rednega dela.Poročila pokažejo nadure in izjeme, ki jih vodja pregleda pred izvozom.
Odsotnosti in nadomestilaEvidenca loči neopravljene ure z nadomestilom v breme delodajalca, druge organizacije ali brez nadomestila.Dopust, bolniška odsotnost in druge odsotnosti so del istega mesečnega pregleda.
Posebni pogoji delaNočno, nedeljsko, izmensko, praznično, deljeno in podobno delo se vodi, kadar izhaja iz razporeditve delovnega časa. Po ZEPDSV-B se lahko ti podatki vpisujejo mesečno.Kategorije ur in oznake pomagajo pripraviti pregled za plače in interno kontrolo.
Neenakomerna razporeditevPri neenakomerno razporejenem ali začasno prerazporejenem delovnem času se vodi tudi ustrezen tekoči seštevek ur. Po ZEPDSV-B se lahko tekoči seštevek vpisuje mesečno.Seštevki po tednu, mesecu in letu zmanjšajo ročno preverjanje pred obračunom.
Vpogled delavcaDelavec mora imeti vpogled v podatke, ki se nanašajo nanj, in obvestilo za pretekli mesec do konca plačilnega dne.Zaposleni lahko vidijo svoje ure, podjetje pa ohrani urejen izvoz in pregled popravkov.

Pravni okvir

Slovenija najprej, EU kot podlaga

Slovenska pravila izhajajo iz ZEPDSV in delovnopravnega okvira. EU pravo dodaja okvir varstva delovnega časa, počitka in dokazljivosti dnevnega delovnega časa.

Skočite na del

Slovenija

GOV.SI pojasnjuje, da je treba evidenco o izrabi delovnega časa voditi za delavce v delovnem razmerju, za nekatere osebe na drugi pravni podlagi, če zanje veljajo pravila o delovnem času, odmorih in počitkih ali so osebno vključene v delovni proces, ter za osebe na usposabljanju. Poslovodne osebe so izrecno izvzete.

Delodajalec mora evidenco in dokumentacijo, na podlagi katere se vpisujejo podatki, hraniti na sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca. Delavec mora imeti vpogled v svoje podatke, mesečno obvestilo pa je mogoče izpolniti tudi z neposrednim elektronskim dostopom.

Slovenska temaPraktična posledica
Dnevno vodenjePrihodi, odhodi, število ur, nadure in odsotnosti morajo biti dovolj sprotni in preverljivi.
OdmorZEPDSV-B je črtal obvezno vpisovanje izrabe in obsega odmora, vendar lahko podjetje odmore še vedno spremlja zaradi organizacije, plač ali internih pravil.
Elektronska evidencaNi obvezna za vse delodajalce, je pa obvezna dve leti za določene kaznovane delodajalce; uvedbo lahko predlagajo tudi predstavniki delavcev.
Mesečni vpogledDelavec mora biti do konca plačilnega dne obveščen o podatkih za pretekli mesec ali imeti neposreden elektronski dostop.

EU okvir

Direktiva o delovnem času določa najmanjše standarde za omejitev tedenskega delovnega časa, odmore, dnevni in tedenski počitek, letni dopust ter nočno delo. Slovenska pravila je treba brati skupaj z nacionalno zakonodajo, kolektivnimi pogodbami in internimi akti.

Sodišče EU je v zadevi C-55/18 poudarilo zahtevo po sistemu, ki omogoča merjenje dnevnega delovnega časa vsakega delavca. Za slovenska podjetja to podpira praktičen zaključek: evidenca mora biti uporabna za dokazovanje, ne samo za administrativno arhiviranje.

EU temaPraktična posledica
Največ 48 ur v povprečjuPodjetje potrebuje podatke, ki pomagajo preverjati tedenske obremenitve skupaj z nadurami.
Dnevni in tedenski počitekVzorec prihodov in odhodov mora omogočati preverjanje počitkov.
Objektiven sistemSistem naj omogoča zanesljiv dnevni zapis, popravke in dostop do podatkov.

Posebni primeri

Izmene, neenakomerna razporeditev, začasna prerazporeditev, delo na terenu, študentsko delo, usposabljanje, dejavnosti z dodatki in kolektivne pogodbe lahko spremenijo praktičen način evidentiranja.

Zato je pred uvedbo registracije delovnega časa smiselno določiti, katere dogodke zaposleni beleži sam, kaj vnese administrator, kdo potrjuje popravke, kdaj se pripravi mesečni izvoz in kako se rešujejo sporne ure.

Drugi trgi

Ta stran je namenjena slovenskemu trgu in javnemu naslovu /evidenca-delovnega-casa-zakon. Države EU imajo svoje roke hrambe, izraze, izjeme in nadzorne postopke, zato jih je treba obravnavati na ločenih tržnih straneh.

Hramba

Kako dolgo hraniti evidenco delovnega časa

ZEPDSV določa posebno hrambo za dokumente s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca. V praksi lahko daljše roke zahtevajo še plačna, davčna, delovnopravna ali dokazna pravila.

PodročjeRokPodlaga
Evidenca o izrabi delovnega časaOd začetka do prenehanja pogodbe oziroma obveznosti vodenjaZEPDSV, 19. člen
Dokumenti po prenehanju vodenja evidenceListina trajne vrednostiZEPDSV, 19. člen
Kraj hrambeNa sedežu ali kraju opravljanja dela delavcaGOV.SI / ZEPDSV-B
Plače, davki, spor ali kolektivna pogodbaPreveriti ločenoDavčna, računovodska in delovnopravna pravila

Tveganje

Kaj se zgodi pri slabi evidenci

Tveganje ni samo globa. Slaba evidenca oteži obračun plač, dokazovanje nadur, odgovor na zahteve delavcev in dokazovanje spoštovanja delovnega časa pri nadzoru.

ZEPDSV

Globe za nepravilno vodenje evidenc

ZEPDSV-A je za prekrške pri vodenju evidenc določil globe za delodajalce, manjše delodajalce, delodajalce posameznike in odgovorne osebe. Razponi so odvisni od vrste delodajalca in kršitve.

Uradni list RS - ZEPDSV-A, 23. člen

Elektronsko vodenje

Kaznovani delodajalci lahko dobijo obvezno elektronsko evidenco

Če je delodajalec pravnomočno kaznovan zaradi določenih kršitev delovnega časa ali evidenc, mora dve leti voditi evidenco elektronsko; naknadne spremembe elektronske evidence morajo vsebovati razlog in čas vpisa spremembe.

GOV.SI - Obveznost elektronskega vodenja evidence

Inšpekcijski nadzor

Evidence so pogosto nadzorovano področje

Inšpektorat za delo je poročal, da so bile kršitve evidence delovnega časa v letu 2024 pogoste, zlasti neupoštevanje 18. člena glede dnevnega vodenja evidence.

GOV.SI - Kršitve pri vodenju evidenc v letu 2024

Plače in spori

Neurejeni zapisi otežijo dokazovanje

Če prihodi, odhodi, nadure, odsotnosti in popravki niso jasni, je težje razrešiti vprašanja zaposlenih, pripraviti obračun plač ali dokazovati pravilen postopek.

Excel ali software

Ali je Excel dovolj za evidenco delovnega časa

Zakon ne zahteva vedno elektronske evidence za vsakega delodajalca, zato lahko majhna in zelo preprosta ekipa začne z Excelom ali papirjem. Težave nastanejo pri več lokacijah, popravkih, nadurah, odsotnostih, vpogledih zaposlenih in dolgi hrambi.

Excel / papirElektronska evidenca delovnega časa
Hiter začetek, vendar več različic datotekEna centralna evidenca za zaposlene in vodje
Ročno vnašanje prihodov, odhodov in nadurRegistracija delovnega časa sproti v aplikaciji ali spletu
Popravki so pogosto nejasniZahtevki, odobritve in izvoz so v istem procesu
Mesečni pregled zahteva ročno zbiranjePoročila po zaposlenem, obdobju, projektu ali lokaciji
Vpogled zaposlenih je težje organiziratiZaposleni vidijo svoje podatke in lažje prijavijo napako
Preizkusite EasyHoursPoglejte evidenco delovnega časa

Zasebnost

Evidenca delovnega časa so osebni podatki

Informacijski pooblaščenec pojasnjuje, da so podatki v evidenci delovnega časa osebni podatki. Delodajalec mora zato določiti namen, pravno podlago, obseg podatkov, dostopne pravice, hrambo in način obveščanja zaposlenih.

Pri GPS, geolokaciji, fotografijah, napravah z zasebno uporabo ali stalnem nadzoru je potrebna posebna previdnost. Za evidenco delovnega časa je običajno varnejši pristop: beležiti delovni dogodek in po potrebi lokacijo registracije, ne pa stalno spremljati zaposlenega.

Kontrolni seznam zasebnosti

VprašanjePraktičen pristop
Katere podatke res potrebujemo?Zbirajte čas, kategorijo dela, odsotnost, projekt ali lokacijo samo, kadar je to potrebno za namen evidence ali poslovni proces.
Kdo vidi podatke?Dostop omejite na zaposlenega, njegovega vodjo, HR, računovodstvo in pooblaščene administratorje.
Ali uporabljamo GPS?Uporabite ga kot dokaz lokacije registracije pri terenskih ekipah, ne kot stalno sledenje brez jasne potrebe.
Kako obvestimo zaposlene?Pisno pojasnite namen, podatke, dostop, popravke, hrambo, obvestila in kontaktno osebo.
Kako urejamo popravke?Določite, kdo lahko predlaga popravek, kdo ga potrdi in kako ostane sprememba sledljiva.
Kdaj podatke izvozimo ali arhiviramo?Uskladite ZEPDSV, plačne, davčne, varnostne in interne roke hrambe.

EasyHours v praksi

Kako EasyHours podpira zakonsko evidenco

EasyHours ne odloča, katera pravila veljajo za vaše podjetje, in ne nadomešča pravnega nasveta. Pomaga pa vzpostaviti jasen delovni postopek: zaposleni zabeleži čas, vodja pregleda izjeme, podatki se izvozijo za plače, spore ali nadzor.

app.easyhours.eu/odobritve

Odobritve

PostavkaPostavka
Teden 12 · 17.-23. mar
8Postavka
3Postavka
41,2hPostavka
ZaposleniUreOdstopanja

Jan Novak

Vodja gradbišča

41h 30m
Postavka

Eva Horvat

Vodja izmene

38h 45m
Brez težav

Peter Kovač

Električar

42h 00m
Postavka

Katarina Zupan

Monterka

40h 00m
Brez težav

Miha Vidmar

Monter

47h 30m
Postavka
Zadnja skupinska odobritev · 5 časovnih listov · pon 10:12
Izbrano 3
Funkcija EasyHoursKorist za evidenco
Mobilna aplikacija, splet in kioskZaposleni lahko zabeležijo prihod in odhod tam, kjer dejansko delajo.
Pregled vodjeManjkajoči odhodi, nenavadni seštevki, nadure in popravki so vidni pred obračunom.
Odsotnosti in kategorije urDopust, bolniška, nadure in posebni pogoji dela so urejeni v enem mesečnem pregledu.
Poročila in izvoziCSV in Excel izvoz pomagata pri obračunu plač, arhivu in odgovoru na vprašanja zaposlenih.
Vpogled zaposlenegaZaposleni lahko preveri svoje podatke in pravočasno opozori na napako.
Izbirna lokacijaZa terenske ekipe lahko lokacija pomaga dokazati kraj registracije, če je uporaba transparentna in sorazmerna.
Preizkusite brezplačnoOglejte si EasyHours

Kontrolni seznam

Kako uvesti evidenco delovnega časa v Sloveniji

Uporabite seznam kot operativno pripravo. Pravna vprašanja preverite pred uvedbo, zlasti pri posebnih skupinah delavcev, kolektivnih pogodbah ali delu na terenu.

  1. 1Preverite, za katere osebe morate voditi evidenco po ZEPDSV-B.
  2. 2Popišite delovne modele: redni čas, izmene, neenakomerna razporeditev, terensko delo, delo od doma, usposabljanje.
  3. 3Določite, katere podatke zaposleni vnaša sam in katere ureja administrator.
  4. 4Uskladite kategorije ur z računovodstvom, plačami in kolektivno pogodbo.
  5. 5Določite postopek za manjkajoče registracije, popravke, nadure in potrditve.
  6. 6Pripravite mesečni proces za obvestilo delavcu ali neposreden elektronski dostop.
  7. 7Določite kraj hrambe evidence in kdo lahko pripravi izvoz za nadzor.
  8. 8Preverite zasebnost, posebej pri GPS, osebnih napravah in dostopu vodij.
  9. 9Zaposlenim pred začetkom pojasnite namen, način uporabe in pravila popravkov.
  10. 10Po prvem mesecu preverite napake, manjkajoče vnose in razumljivost poročil.

Predloga

Kratek osnutek obvestila zaposlenim

Besedilo prilagodite svojemu podjetju, pravnim podlagam, internim pravilom in načinu obveščanja zaposlenih.

Zadeva: Uvedba evidence delovnega časa z EasyHours

Od [datum] bomo delovni čas evidentirali v EasyHours. Zaposleni boste po dogovorjenem postopku beležili prihod, odhod in druge dogodke, ki veljajo za vaše delovno mesto.

Namen evidence je urejen pregled opravljenih ur, podlaga za plače, pravočasno urejanje popravkov in izpolnjevanje obveznosti delodajalca glede evidence o izrabi delovnega časa.

Svoje podatke boste lahko preverili v sistemu. Če opazite napako ali manjka vnos, prosimo, da popravek oddate čim prej oziroma se obrnete na [odgovorna oseba].

Pogosta vprašanja

Pogosta vprašanja o evidenci delovnega časa po zakonu

  • Ali je evidenca delovnega časa v Sloveniji obvezna?+

    Da. Delodajalci morajo voditi evidenco o izrabi delovnega časa po ZEPDSV. Aktualna pravila vključujejo spremembe ZEPDSV-A, ki se uporabljajo od 20. novembra 2023, in ZEPDSV-B, ki velja od 23. aprila 2025.

  • Ali mora biti evidenca elektronska?+

    Ne za vse delodajalce. Elektronsko vodenje je obvezno za nekatere kaznovane delodajalce za obdobje dveh let, lahko pa ga predlagajo tudi predstavniki delavcev. V praksi je elektronska evidenca pogosto enostavnejša za vpogled, popravke in izvoz.

  • Ali je treba po ZEPDSV-B še vedno beležiti odmor?+

    ZEPDSV-B je črtal obvezno vpisovanje izrabe in obsega odmora med delovnim časom. Podjetje pa lahko odmore še vedno spremlja, če je to potrebno zaradi organizacije dela, internih pravil, plač ali dokazovanja počitkov.

  • Koga mora delodajalec vključiti v evidenco?+

    Praviloma delavce v delovnem razmerju, nekatere osebe na drugi pravni podlagi, če zanje veljajo pravila o delovnem času, odmorih in počitkih ali osebno opravljajo delo in so vključene v delovni proces, ter osebe na usposabljanju. Poslovodne osebe so izvzete.

  • Kako dolgo se hrani evidenca delovnega časa?+

    Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se evidenca preneha voditi, se po ZEPDSV hranijo kot listina trajne vrednosti. Poleg tega lahko plačna, davčna, računovodska ali dokazna pravila zahtevajo dodatno presojo rokov.

  • Ali lahko uporabljamo Excel?+

    Excel je lahko uporaben za zelo majhno in preprosto ekipo, če so podatki popolni, pravilni, posodobljeni, dostopni in hranjeni. Pri več zaposlenih, popravkih, nadurah, odsotnostih in vpogledih zaposlenih je programska oprema običajno manj tvegana.

  • Ali je GPS registracija delovnega časa dovoljena?+

    Odvisno od namena in izvedbe. Lokacija ob registraciji je lahko smiselna pri terenskih ekipah, vendar mora biti uporaba transparentna, sorazmerna in omejena na potreben namen. Stalno sledenje je bistveno bolj občutljivo.

  • Ali EasyHours zagotovi skladnost z zakonom?+

    EasyHours podpira praktično registracijo, preglede, popravke, poročila in izvoze. Skladnost pa je odvisna tudi od vaših pravil, delovnih modelov, kolektivne pogodbe, zasebnosti, plačnega procesa in dejanske uporabe sistema.

Naprej

Povezane strani EasyHours

Te strani pomagajo preiti od zakonskih zahtev k vsakodnevni uporabi aplikacije.

Viri in omejitev

Viri, uporabljeni za ta vodič

Ta stran ponuja splošne informacije o evidenci delovnega časa v Sloveniji. Ni pravni nasvet in ne nadomešča pregleda pri odvetniku, računovodji, kadrovski službi, Inšpektoratu za delo, Informacijskem pooblaščencu ali drugi pristojni osebi. Kolektivne pogodbe, interni akti, posebni zakoni, dejavnost in konkreten primer lahko zahtevajo drugačno ureditev.

Zadnji strokovni pregled: 2026-05-03

Preizkusite EasyHours

Uredite evidenco delovnega časa brez kaosa ob koncu meseca

Zaposleni beležijo čas sproti, vodje pregledajo izjeme, podjetje pa ima urejene podatke za plače, vprašanja zaposlenih in nadzor.

Preizkusite brezplačnoKontaktirajte nas