easyhours

Kako začeti z evidenco delovnega časa - Vodnik za prijavo na delo in registracijo

Avtor: EasyHours | 3. april 2025

Praktični vodnik za uvedbo evidence delovnega časa in prijave na delo v vašem podjetju

Evidenca delovnega časa in prijava na delo

Oznake: evidenca delovnega časa, evidentiranje delovnega časa, prijava na delo, registracija delovnega časa, vodenje evidence, delovni nalog, slovenska zakonodaja

Od 1. julija 2024 začne veljati nova EU-zakonodaja, ki evidenco delovnega časa naredi obvezno za vse delodajalce. To pomeni, da morajo vsa podjetja – velika in mala – voditi evidenco delovnega časa svojih zaposlenih. Če vodite malo ali srednje podjetje, morda mislite, da se to sliši zahtevno. Ne skrbite – vzpostavitev evidence delovnega časa in sistema za prijavo na delo ni težka. V tem vodniku razložimo, zakaj je pomembno začeti zdaj, in pokažemo 5 enostavnih korakov za uvedbo evidentiranja delovnega časa v vašem podjetju.

Za več ozadja o novih pravilih lahko preberete naš uvodni prispevek o zakonu o evidenci delovnega časa, če pa imate vprašanja, boste odgovore našli v našem FAQ-članku. Tukaj se osredotočamo na praktične korake, ki vam dajo mir in zagotovijo, da vaše podjetje hitro izpolni obvezno registracijo delovnega časa.

Kazalo vsebine

Zakaj je pomembno začeti zdaj?

Hitro začetek z registracijo delovnega časa je pomemben iz več razlogov. Prvič, vaše podjetje mora po zakonu imeti vzpostavljen sistem za registracijo časa najpozneje do 1. julija 2024. Prej ko začnete, več časa boste imeli za iskanje prave rešitve in privajanje na nove rutine pred rokom. Drugič, se boste izognili stresu in paniki pred rokom – z zgodnjim začetkom si zagotovite, da vse deluje in da spoštujete predpise, tako se izognete morebitnim kaznim ali opozorilom. Preberite več o zakonskih zahtevah za evidenco delovnega časa, da dobite popoln pregled.

Poleg tega zgodnji začetek prinaša mir in pregled. Registracijo delovnega časa lahko implementirate korak za korakom in prilagajate med potekom, namesto da se v to vržete v zadnjem trenutku. Nazadnje lahko dobra rešitev za registracijo časa prinese tudi pozitivne stranske koristi: boljši pregled nad delovnimi urami, pravičnejšo porazdelitev nalog in zagotovilo, da nihče ne dela preveč. Skratka – to lahko dejansko koristi tako podjetju kot zaposlenim.

Spodaj predstavljamo pet konkretnih korakov, ki vam bodo pomagali hitro in enostavno začeti z registracijo delovnega časa v praksi.

Korak 1: Obvladajte nove zahteve delovnega časa

Prvi korak je, da se seznanite s tem, kaj natančno zahteva novi zakon. Na kratko zakon pomeni, da mora biti dnevni delovni čas vseh zaposlenih registriran na zanesljiv in dostopen način. Vsak dan mora torej biti registrirano, koliko ur (in minut) je posameznik delal. Ni vam treba registrirati, kdaj čez dan je bilo delo opravljeno, le skupni dnevni delovni čas. To je pomembno vedenje, saj naredi nalogo bolj obvladljivo – če je zaposleni na primer delal svojih običajnih 7,5 ure, je to tisto, kar je treba zabeležiti.

Poskrbite, da se seznanite s podrobnostmi zakonske zahteve: Kdo v vašem podjetju je zajet (običajno vsi zaposleni, razen npr. vrhnjega vodstva in samostojnih lastnikov), in ali obstajajo posebna pravila, ki jih morate upoštevati v vaši panogi. Ni vam treba postati pravni strokovnjak, vendar si pridobite splošen pregled. Naš uvodni prispevek pokriva glavne točke zakona v preprostem jeziku, če želite celotno sliko. S tem znanjem ste pripravljeni na naslednji korak.

Korak 2: Izberite preprosto rešitev za evidentiranje časa

Sedaj, ko poznate zahteve, morate izbrati, kako boste evidentirali delovni čas. Zakon ne postavlja posebnih zahtev glede sistema – lahko je vse od preproste Excel tabele ali beležnice do digitalnega sistema za evidentiranje časa. Za manjše podjetje je vendar prednost izbrati preprosto, digitalno rešitev. Digitalno orodje (npr. aplikacija ali spletni sistem) naredi evidentiranje delovnega časa v vsakdanu izjemno enostavno in zmanjša tveganje napak ter pozabljenih evidenc.

Razmislite, kaj vam najbolj ustreza: Naj bo popolnoma preprosto, ali želite dodatne funkcije, kot so poročila ali samodejni opomniki? Najpomembneje je, da je sistem uporabniku prijazen za vas in vaše zaposlene. V praksi to pomeni, da morajo vsi lahko enostavno evidentirajo svoje ure – najbolje z nekaj kliki. Namenjena aplikacija za prijavo na delo, kot je npr. EasyHours, je razvita posebej za to, da naredi evidentiranje časa enostavno in izpolni zakonske zahteve brez težav. Ne glede na to, kaj izberete, razmislite dolgoročno: izberite sistem, ki ga boste lahko uporabljali tudi čez nekaj let, da vam ne bo treba ponovno menjati. Prav tako poskrbite, da sistem varno shranjuje podatke (zakonska zahteva pravi, da morajo biti evidence shranjene več let) in da ima vsak zaposleni dostop do svojih lastnih evidenc. Vse to večina sodobnih sistemov za evidentiranje časa opravi samodejno.

Korak 3: Dogovorite se o jasnih notranjih smernicah

Ko ste izbrali svojo rešitev za evidentiranje delovnega časa, je naslednji korak priprava notranjih smernic za njeno uporabo. To se morda sliši formalno, vendar lahko ostane preprosto. Ideja je le zagotoviti, da vsi vedo, kako in kdaj naj evidentirajo svoj delovni čas ter kaj se morda zgodi, če to pozabijo.

Začnite z določitvijo načina evidentiranja: Ali naj zaposleni evidentirajo natančno vsak dan ali pa zbirate podatke tedensko? (Priporoča se, da to počnete vsaj tedensko, da se nihče ne bo moral truditi spomniti celega meseca ur iz spomina). Če imate zaposlene s fiksnim delovnim časom vsak dan, lahko razmislite o tem, da jim omogočite evidentiranje le odstopanj – to pomeni, da običajen delovni dan ne zahteva aktivnega evidentiranja, vendar če na primer gredo zgodaj domov ali delajo čez čas, evidentirajo to spremembo. To naredi stvari še lažje za vse strani, saj ni treba evidentirati "istega časa kot vedno" vsak dan.

Zabeležite tudi, kdo je odgovoren za kaj: Ali naj vsak zaposleni sam poroča o svojih urah (običajno da), in ali je oseba – na primer administrator ali vodja – ki redno preverja, ali so evidenčni podatki na mestu? Razmislite, kako boste obravnavali situacije, ko kdo pozabi evidentirati: morda prijazno opozorilo na začetku namesto strogih posledic. Namen ni kaznovati, ampak vse spraviti v dobro rutino. Poskrbite, da te smernice zapišete in jih delite z ekipo (to je lahko kratek dokument ali e-pošta). Tako so vsi na isti strani in hkrati imate dokumentacijo, da ste uvedli potrebne ukrepe (kar je tudi del zakonske zahteve).

Korak 4: Obvestite in usposobite zaposlene

Sedaj, ko sta sistem in notranje smernice pripravljeni, je treba vključiti zaposlene. Ključno je, da jih od začetka dobro pripravimo, saj je evidentiranje delovnega časa v praksi nekaj, kar morajo početi sami v vsakdanjem življenju. Načrtujte kratek uvod: pojasnite, zakaj uvajate evidentiranje časa (npr. "To je zdaj zakonska zahteva in mora zagotoviti dobro delovno okolje ter pravilne obračune delovnega časa – ne zato, ker vas želimo nadzorovati"). Pomembno je sporočiti, da je namen pozitiven in ne izraz nezaupanja. Ko zaposleni razumejo, da jim evidentiranje časa koristi (npr. zagotavlja pravilno plačilo za nadure in spoštovanje pravil o počitku), bodo bolj motivirani.

Pripravite praktično predstavitev izbranega sistema: Pokažite, kako se evidentira delovni čas korak za korakom. To lahko storite na skupnem sestanku ali z majhnim priročnikom. Poskrbite, da bodo vsi imeli možnost preizkusiti sistem – morda pripravite vajo, kjer vsi skupaj evidentirajo "danes", da se prepričate, da deluje na vseh telefonih ali računalnikih. Bodite pripravljeni pomagati tistim, ki morda niso tako tehnično podkovani; na srečo je večina orodij za evidentiranje časa precej intuitivnih.

Dogovorite se tudi, da boste na začetku pogosto preverjali – na primer po prvem tednu lahko na kratko preverite, ali so vsi evidentirali svoj čas in ali so kakšna vprašanja ali težave. Začetno usposabljanje in dialog ustvarjata varnost. Ko zaposleni enkrat izkusijo, kako enostavno je evidentirati delovni čas (še posebej z dobrim sistemom), bo to hitro postalo naravni del delovnega dne.

Korak 5: Začnite z registracijo in spremljajte

Zdaj ste pripravljeni za resničen začetek. Določite datum začetka, ko bo stalna registracija delovnega časa začela veljati – na primer od naslednjega ponedeljka ali 1. prihodnjega meseca. Jasno sporočite, da morajo od tega dne naprej vsi relevantni zaposleni začeti registrirati svoj delovni čas po vaši novi praksi. Dobra ideja je začeti nekoliko pred tem, ko to postane zakonsko obvezno, tako da imate prilagoditveno obdobje. Na ta način lahko odkrijete in rešite morebitne manjše težave, preden to res začne veljati.

V prvih nekaj tednih po zagonu morate redno spremljati. Pazite, ali vsi registrirajo, kot bi morali. Lahko se zgodi, da nekdo na začetku pozabi – pošljite prijazno opomino ali se hitro pogovorite z zaposlenim, ki je pozabil registrirati več dni. Pogosto lahko pomagajo tudi avtomatski opomini v sistemu (če ima vaša rešitev to funkcijo). Uporabite obdobje spremljanja za prilagoditev vaših procesov: Če odkrijete, da je nekaj v smernicah nejasno ali nepraktično, to prilagodite. Morda se izkaže, da vam tedensko registriranje ustreza bolje kot dnevno – ali obratno, da je najlažje to početi vsak dan po koncu dela. Ne bojte se prilagajati, dokler se držite zakonskih okvirov (ne pozabite, minimalna zahteva je, da se delovni čas vsakega dne registrira na tak ali drugačen način).

Ko se registracija delovnega časa ustali, bo to postalo rutina za vse. Poskrbite, da to priznate – pohvalite na primer ekipo, ker je sprejela nov proces. Zdaj se lahko počutite varni, da izpolnjujete zakonske zahteve in hkrati ustvarjate preglednost glede delovnega časa. Če bi vas oblasti ali drugi kdaj vprašali o vaši registraciji časa, lahko samozavestno pokažete, da imate to pod nadzorom.

Sklep: Naredite registracijo delovnega časa preprosto

Implementacija registracije delovnega časa sploh ni tako zapletena, kot se morda zdi na prvi pogled. Z upoštevanjem teh petih korakov – razumevanje zahteve, izbira preproste rešitve, oblikovanje jasnih smernic, vključevanje zaposlenih in dober začetek – lahko tudi majhno podjetje hitro uredi zakonsko obvezno registracijo delovnega časa. Ključ je v postopnem pristopu in izbiri rešitve, ki olajša delo vsem.

Pripravljeni na preprosto rešitev? EasyHours je razvit prav za to, da pomaga majhnim in srednje velikim podjetjem začeti z registracijo delovnega časa v nekaj minutah. Z EasyHours dobite uporabniku prijazen sistem za evidenco delovnega časa, ki izpolnjuje vse zakonske zahteve – brez nepotrebnih zapletov. Preizkusite EasyHours brezplačno 30 dni in odkrijte, kako preprosto je lahko registracijo delovnega časa narediti sestavni del vašega vsakdana. Tako boste v varnih rokah in se lahko osredotočite na to, kar je za vas pomembno, z zavedanjem, da registracija časa poteka učinkovito in pravilno v ozadju. Začnite še danes – in uredite delovni čas z nasmehom!