Loading...
Avtor: EasyHours | Januar 2025
Razumljiv vodič po zakonskih zahtevah za evidenco delovnega časa in prijavo na delo v Sloveniji
Oznake: evidenca delovnega časa, evidentiranje delovnega časa, prijava na delo, registracija delovnega časa, vodenje evidence, zakonske zahteve, slovenska zakonodaja
V tem prispevku pregledamo vse, kar morate kot delodajalec vedeti o novem zakonu - od ozadja in namena do praktičnih zahtev in implementacije. Prav tako vam dajemo konkretne nasvete, kako lahko preprosto spoštujete zakon brez nepotrebnih administrativnih težav.
Ne glede na to, ali vodite majhno podjetje ali večjo organizacijo, vam bo ta vodič pomagal razumeti vaše obveznosti in se dobro lotiti registracije delovnega časa.
Od 20. novembra 2023 je postalo zakonsko obvezno za vse slovenske delodajalce, da vodijo razširjeno evidenco delovnega časa zaposlenih in drugih delavcev. Ta nova zakonska obveznost evidence delovnega časa izhaja iz EU-pravil in ima namen zagotoviti, da se spoštujejo EU-pravila o delovnem času. V tem blog prispevku podajamo razumljiv uvod v nove zahteve za evidenco delovnega časa. Oglejte si tudi naš popoln vodič po zakonskih zahtevah za evidenco delovnega časa. Razložimo ozadje (EU-sodba in direktiva o delovnem času), pregledamo za koga velja zakon, kaj morajo delodajalci natančno storiti in kakšne so lahko posledice nespoštovanja zakona. Prispevek je napisan v jasnem in prijaznem jeziku, tako da lahko kot vodja podjetja brez pravne izobrazbe preprosto razumete, kaj je treba storiti – in kako se dobro lotiti.
Ozadje novega zakona je pomembna sodba EU in direktiva EU o delovnem času. Maja 2019 je Sodišče EU odločilo, da morajo vse države članice zagotoviti, da delodajalci uvedejo sistem za beleženje dnevnega delovnega časa zaposlenih. Ta odločitev je bila sprejeta, ker direktiva EU o delovnem času določa jasna pravila EU o delovnem času glede maksimalnega delovnega časa in počitka – vendar brez beleženja je bilo težko uveljavljati ta pravila. Da bi zaščitili zaposlene pred prekomerno obremenitvijo in zagotovili njihovo dobro počutje, je morala Slovenija zato uvesti splošno zahtevo za beleženje časa.
Kaj določajo pravila EU o delovnem času? Direktiva o delovnem času vsebuje med drugim ta osrednja pravila:
Poleg tega pravila EU zahtevajo odmori (npr. ustrezen odmor, če delate več kot 6 ur zapored). Vse to mora zagotoviti, da zaposleni niso preobremenjeni. Z novim zakonom lahko organi zdaj zahtevajo dokumentacijo, da se ta pravila spoštujejo – in tu pride v poštev zahteva za beleženje delovnega časa. Zahteva za beleženje mora zagotoviti dokumentacijo za morebitne kršitve pravil o delovnem času in počitku, tako da lahko zgodaj odkrijemo in preprečimo težave.
Na kratko velja zakon za vse delodajalce v Sloveniji – ne glede na panogo, velikost ali ali običajno beležite čas ali ne. Od 20. novembra 2023 morajo imeti vsi zaposleni in osebe, ki opravljajo delo na kakršnikoli pravni podlagi, beležen svoj delovni čas. To pomeni, da morajo tudi mala in srednja podjetja zdaj uvesti neko obliko beleženja časa, če je še nimajo.
Ali obstajajo kakšne izjeme? Da, z ZEPDSV-B (december 2024) je predvidena izjema za vodstvene delavce, ki sami razpolagajo s svojim delovnim časom. To so zaposleni na višjih položajih, ki sami določajo svoj delovni čas in imajo zelo visoko stopnjo avtonomije pri delu. Običajno gre za vrhnje vodstvo ali specialiste, katerih delovni čas se ne more izmeriti ali vnaprej določiti. Le če zaposleni izpolnjuje pogoje za samoorganizatorja, je lahko izvzet iz zahteve za registracijo časa. V tem primeru mora biti v pogodbi o zaposlitvi izrecno navedeno, da je zaposleni samoorganizator. Za večino podjetij bo to zajemalo le zelo malo (če sploh kakšne) zaposlene – za večino zaposlenih ni izjeme in delovni čas mora biti načeloma registriran. Preberite več o evidenci delovnega časa za zaposlene in druge skupine zaposlenih.
Kaj zahteva v praksi pomeni? Kot delodajalec ste odgovorni za uvedbo sistema, ki registrira skupni dnevni delovni čas vsakega zaposlenega na objektiven, zanesljiv in dostopen način. Razdelimo to na konkretne točke:
Izberite sistem za registracijo časa: Obstaja svoboda metod. Uporabite lahko vse od preprostega časovnega lista ali Excel tabele do digitalne aplikacije za prijavo na delo – dokler sistem izpolnjuje zakonske zahteve, da je objektiven, zanesljiv in dostopen. Z objektivnim se misli, da mora biti registracija nevtralna in pravilna; zanesljivo pomeni, da se podatki ne morejo enostavno spremeniti ali izginiti; dostopno pomeni, da morata imeti tako delodajalec kot zaposleni enostaven dostop do registracij. Z drugimi besedami: izberite sistem, ki vam ustreza, vendar poskrbite, da natančno registrira ure in da lahko to dokumentirate, če je potrebno.
Beležite delovni čas: Po ZEPDSV mora delodajalec dnevno vnašati podatke o skupnem številu opravljenih delovnih ur, urah nadurnega dela, ter drugih vrstah dela (nočno, nedeljsko, praznično delo). Ni potrebno beležiti natančnega časa prihoda in odhoda, razen če si to sami želite. Poskrbeti morate le, da se zabeleži skupno število delovnih ur dneva. Če imajo vaši zaposleni fiksne delovne ure ali urnik izmen, lahko z ugodnostjo beležite odstopanja namesto vnašanja istega vsak dan. Na primer: če zaposleni običajno dela 7,5 ure, vendar en dan dela 8,5 ure, lahko beležite le dodatno uro tisti dan. Ta prilagodljiva metoda je dovoljena in lahko zmanjša administrativno obremenitev, dokler je končni rezultat – pravilna dnevna vsota ur – zabeležen.
Vključite vse delavce: Po ZEPDSV-A morajo evidenco voditi ne le za zaposlene s pogodbo o zaposlitvi, ampak tudi za študente, dijake, upokojence in vse osebe, ki opravljajo delo na kakršnikoli pravni podlagi, če delo opravljajo osebno in so vključeni v delovni proces delodajalca. Dobra ideja je pripraviti kratko navodilo ali politiko za beleženje delovnega časa v podjetju, ki opisuje: kaj je treba beležiti (npr. redni delovni čas, nadure, odmori), kdaj je treba beležiti (najbolje sproti ali dnevno), in kakšne so posledice, če to pozabimo. Takšna politika beleženja delovnega časa ni neposredno zahtevana z zakonom, vendar pomaga zagotoviti skupno razumevanje in doslednost. (Nasvet: Oglejte si naš interni vodič Kako enostavno začeti za nasvete korak za korakom za implementacijo beleženja časa v vašem podjetju.)
Spremljajte in nadzorujte: Ker je na koncu odgovornost delodajalca, da se delovni čas pravilno registrira, morate interno spremljati, da se sistem dejansko uporablja. Poskrbite, da opozorite zaposlene, ki ne poročajo svojih ur, in redno preverjajte, da se registrirani podatki zdijo pravilni in se približno ujemajo s pogodbami o delovnem času. Če se kaj zdi narobe (npr. zaposleni, ki dosledno pozablja registrirati ali ima registriranih neverjetno malo ur), se o tem pogovorite. Po možnosti imejte postopek za odobritev registriranih ur, tako da se zaposleni in vodja strinjata glede registracije časa.
Shranjujte podatke: Po ZEPDSV morajo delodajalci hraniti evidence delovnega časa v skladu z zakonskimi roki hrambe dokumentacije. To je povezano s tem, da morate biti sposobni dokumentirati spoštovanje 48-urnega pravila v daljšem obdobju. Zato poskrbite, da vaš sistem za registracijo časa lahko varno shranjuje podatke najmanj pet let in da imate pod nadzorom varnost in zasebnost (GDPR) teh podatkov. Zaposleni morajo imeti tudi dostop do svojih lastnih registriranih podatkov, dokler so zaposleni – to zagotavlja transparentnost in jim omogoča, da sami spremljajo svoje ure ter na primer odkrijejo, če nekaj ni pravilno registrirano.
Izjeme se obravnavajo pravilno: Če ocenite, da eden ali več zaposlenih v podjetju izpolnjuje merila za samoorganizatorje (gl. razdelek Koga zadeva zakon? zgoraj), morate to dokumentirati v pogodbi o zaposlitvi. To bo običajno zahtevalo dodatek k pogodbi, ki natančno navaja, da je oseba izvzeta iz registracije delovnega časa in iz pravil o npr. počitku. Pomembno je, da to izjemo uporabite le, kjer je upravičena – to je zelo ozka izjema in mora biti mogoče razložiti in braniti, če se odločite kategorizirati osebo kot samoorganizatorja.
(Imate več vprašanj? Oglejte si naš FAQ o evidenci delovnega časa, kjer odgovarjamo na tipična vprašanja o novih pravilih.)
Morda se sprašujete: Kaj se zgodi, če ne uvedemo registracije delovnega časa ali pozabimo uporabljati sistem? Odgovor je, da to lahko ima resne posledice za vaše podjetje. Čeprav v samem zakonu ni določena fiksna denarna kazen za "pomanjkanje registracije delovnega časa", vseeno tvegate sankcije, ker pomanjkanje registracije pogosto povezano s kršitvami pravil o delovnem času. Tukaj je nekaj možnih posledic:
Odredbe ali kazni inšpektorata RS za delo: Inšpektorat RS za delo lahko izda odredbo za uvedbo elektronske evidence v primeru ugotovljenih kršitev delovnega časa po 20. maju 2023. Lahko izda odredbo (tj. vam naloži, da takoj popravite stanje) ali v najslabšem primeru kazen za kršitev. Inšpektorat za delo lahko tudi zahteva, da v prihodnje uvedete ukrepe, ki preprečujejo kršitve npr. 48-urnega pravila.
Odškodnina zaposlenim: Če se izkaže, da je zaposleni delal preko dovoljenih meja (npr. presegel 48-urno pravilo ali ni dobil 11 ur počitka) in vi kot delodajalec niste naredili ničesar, da bi to preprečili, lahko ima zaposleni pravico do odškodnine (nadomestila) za kršitev pravil. Pomanjkanje registracije vam otežuje dokazovanje, da ste spoštovali pravila – in s tem olajša zaposlenemu, da dobi prav v tem, da je prišlo do kršitve. Z drugimi besedami, brez ustreznih registracij delovnega časa imate šibkejšo obrambo, če se kdo pritoži zaradi nadur ali pomanjkanja počitka.
Druge pravne posledice: Sindikati se lahko vključijo v imenu zaposlenih, če se pravila ne spoštujejo. V resnih ali ponavljajočih se primerih lahko to škodi ugledu podjetja in delovnim odnosom interno. Poleg tega je spoštovanje pravil o delovnem času del zakonodaje o delovnem okolju – sistematične kršitve lahko v skrajnem primeru privedejo do večjih odredb o spremembi delovnih procesov ali zmanjšanju delovnega časa za vaše zaposlene. Skratka: lahko postane drago in zapleteno, če ne spoštujete zahteve.
Zaključek: Jemljite zahtevo za registracijo delovnega časa resno. Ne gre le za spoštovanje zakona, ampak tudi za skrb za vaše zaposlene in vaše podjetje. Na srečo to ni niti težko niti zamudno – obstajajo dobre rešitve, ki lahko to naredijo enostavno.
Uvedba obvezne registracije delovnega časa se lahko sliši nepregledna, še posebej za majhno ali srednje podjetje. Vendar niste sami in to sploh ni zapleteno. Pravzaprav obstajajo uporabniku prijazna digitalna orodja, ki lahko opravijo večino dela namesto vas. EasyHours.si je primer rešitve, ki je razvita prav z namenom pomagati slovenskim podjetjem z enostavno registracijo delovnega časa in zagotavljanjem skladnosti z EU. Z EasyHours lahko hitro začnete z registracijo delovnega časa za vse zaposlene – sistem je preprost za uporabo tako za vodstvo kot za zaposlene in seveda izpolnjuje vse zakonske zahteve glede objektivnosti, zanesljivosti in dostopnosti.
Naredite spoštovanje novega zakona enostavno – obiščite EasyHours.si danes. Na EasyHours.si lahko preberete več in začnete z rešitvijo, ki vam prihrani nepotrebne težave in zagotovi, da postane obvezna registracija delovnega časa integriran, preprost del vsakdana. Z izbiro pametne rešitve, kot je EasyHours, pokažete tako svojim zaposlenim kot organom, da jemljete pravila o delovnem času resno in skrbite za dobro počutje zaposlenih. Torej ukrepajte zdaj: Uredite svojo registracijo delovnega časa – in pustite, da vam EasyHours pomaga na dobri poti!