Loading...
Avtor: EasyHours | 5. april 2025
Praktični vodnik po zahtevah za evidenco delovnega časa in sistem prijave na delo
Oznake: evidenca delovnega časa, evidentiranje delovnega časa, prijava na delo, registracija delovnega časa, vodenje evidence, zakonske zahteve
Brez skrbi – v tem blogu odgovarjamo na najpogostejša vprašanja o registraciji delovnega časa v jasnem in pomirjujočem jeziku brez pravnega ali tehničnega žargona.
Obravnavamo teme, kot so: Kdo mora registrirati čas? Kako naj se registrira delovni čas? Kaj pa delo od doma? Kaj je samoorganizator? Kako naj se shranjujejo podatki? in Kateri sistemi se lahko uporabljajo? Na koncu boste dobili tudi nasvet za preprosto rešitev, ki zagotavlja, da vaše podjetje izpolnjuje vsa pravila o delovnem času brez težav.
Na kratko: Vsi delodajalci in zaposleni so zajeti v zahtevo za registracijo delovnega časa. Ne glede na to, ali je vaše podjetje veliko ali majhno, in ne glede na to, ali so zaposleni polni čas, krajši delovni čas, v prilagojenih delovnih mestih ali plačani po urah, mora biti njihov delovni čas registriran dnevno. Tudi zaposleni, ki dela le nekaj ur na teden, mora registrirati svoje ure.
Obstaja le nekaj možnih izjem. Vrhnji vodilni delavci (npr. izvršni direktor, ki pravno ni obravnavan kot "zaposleni") lahko padejo izven zahteve. Poleg tega obstaja pojem "samoorganizatorji" – zaposleni na posebnih položajih z visoko stopnjo avtonomije. Ti so lahko izvzeti iz registracije, vendar to zahteva specifičen dogovor (več o samoorganizatorjih spodaj). Za večino podjetij to vendar ne bo aktualno, zato računajte, da morajo vsi zaposleni registrirati svoj delovni čas.
Nova zakonodaja zahteva, da registrirate celotni delovni čas vsakega zaposlenega za vsak dan. To pomeni število ur, ki jih je posameznik delal na določen dan. Ni potrebno beležiti natančno kdaj čez dan je bilo delo opravljeno (čas prihoda in odhoda ni zahtevan) – le koliko ur je bilo skupaj delanih tisti dan. Če zaposleni npr. dela 7 ur v pisarni in pozneje 1 uro doma zvečer, mora biti dan registriran kot 8 ur skupaj.
Kdo izvaja registracijo in kako pogosto? Najbolj običajno je, da zaposleni sam registrira svoje ure, npr. preko sistema za registracijo časa ali urnika. Zakon ne določa, kako pogosto se to mora zgoditi – lahko je dnevno, tedensko ali po vsaki zaključeni nalogi, odvisno od tega, kaj je smiselno v vašem podjetju. Pomembno je, da so registracije zanesljive. Priporoča se vodenje časa sproti (najbolje dnevno ali blizu tega), medtem ko je še sveže v spominu, da se izognete napakam. Kot delodajalec je lahko dobra ideja pripraviti nekaj preprostih notranjih smernic za to, kako in kdaj morajo zaposleni registrirati svoj delovni čas, da vsi to počnejo pravilno in dosledno.
Kaj je treba registrirati kot delovni čas? Registrirati je treba le dejanski delovni čas. Odmori, ki so samoplačniški (torej kjer zaposleni ne prejema plače in ni na voljo za delo), se ne štejejo. Po drugi strani pa je treba registrirati vse delovne ure – tudi če so morda nadure brez dodatne plače ali delo, opravljeno v nenavadnih urah. Vrsta plače ali plačila ni pomembna za registracijo – odločilno je, ali se čas porabi za delo.
Ali velja zahteva tudi za delo od doma? Da – delo od doma je treba registrirati enako kot delo na delovnem mestu. Če zaposleni dela iz domače pisarne en dan ali vzame nekaj dodatnih ur zvečer doma, je treba te ure dodati k skupnemu delovnemu času tega dne. Nova zakonodaja ne razlikuje med tem, kje se delo opravlja; pomembno je, da so vse dnevne delovne ure vključene v registracijo.
Vredno je omeniti, da so pravila o počitku nekoliko prilagodljiva pri občasnem delu od doma. Običajno pravilo 11 ur pravi, da mora imeti zaposleni 11 zaporednih ur počitka v vsakih 24 urah. Če zaposleni prostovoljno dela malo doma zvečer (poleg običajnega delovnega časa), se te ure seveda štejejo kot delo, vendar se to ne šteje za kršitev pravil o počitku – pod pogojem, da je občasno in ga organizira sam zaposleni. Z drugimi besedami, ni se vam treba bati kršitve zakona o počitku, če se zaposleni občasno odloči delati pozneje od doma. Če pa je delo od doma stalna ali pomembna del službe, veljajo običajna pravila o počitku kot običajno. Ne glede na to je treba registrirati ves delovni čas, ne glede na to, ali poteka v pisarni, na terenu ali doma.
"Samoorganizator" je pojem iz predpisov o delovnem času, ki zajema določene zaposlene na delovnih mestih z zelo visoko stopnjo svobode pri organizaciji lastnega dela. Zaposleni velja za samoorganizatorja, če lahko bodisi popolnoma sam določa, kdaj se delo izvaja, ali če delovnega časa sploh ni mogoče izmeriti ali vnaprej določiti zaradi narave dela. Običajno gre za zelo malo oseb, na primer nekatere vrhnje vodstvene delavce ali specialiste, ki nimajo ustaljenega urnika ali časa prihoda in v praksi sami razpolagajo s svojim časom.
Da bi bil zaposleni dejansko lahko izvzet kot samoorganizator, mora biti to dogovorjeno in izrecno navedeno v pogodbi o zaposlitvi. Če je oseba klasificirana kot samoorganizator, to pomeni, da je lahko izvzeta iz zahteve za beleženje delovnega časa (in so običajno izvzeti tudi iz določenih delov predpisov o počitku in 48-urne omejitve). Pomembno: Samoorganizatorji so izjema, ki potrjuje pravilo. Velika večina zaposlenih niso samoorganizatorji. Z drugimi besedami, to izjemo uporabite le v povsem posebnih primerih. Če ste v dvomih, ali se določeno delovno mesto lahko šteje za samoorganizirajoče, je potrebna konkretna ocena – in kot omenjeno, zahteva pisni dogovor. Za večino podjetij bodo vsi zaposleni morali beležiti delovni čas povsem običajno.
Kako dolgo in kako moramo hraniti registracije? Dokumentacijo za registrirani delovni čas morate hraniti najmanj 5 let. Ta zahteva pomeni, da morajo biti dnevni časovni listi ali podatki v vašem sistemu dostopni tudi po mnogih letih. Poleg tega mora imeti zaposleni dostop do svojih lastnih registriranih podatkov. Tako trenutni kot nekdanji zaposleni imajo pravico do informacij o tem, koliko so delali v določenem obdobju, tudi do pet let nazaj.
Za praktično upravljanje to pomeni, da morajo biti vaši podatki o registraciji delovnega časa shranjeni varno in strukturirano. Uporabite sistem ali metodo, kjer podatkov ni mogoče skrivaj spreminjati ali izgubiti. Prav tako se morate prepričati, da lahko zaposlenim predložite ali pokažete vse njihove registracije za zadnjih 5 let, če to zahtevajo. Če je iz sistema zelo težko izvleči podatke, to lahko predstavlja problem – dostop zaposlenega do informacij mora biti v praksi "dostopen".
Poleg tega ne pozabite, da morate z registracijami ravnati zaupno, saj lahko vsebujejo osebne podatke o delovnem času zaposlenih in morebitnih odsotnostih. Upoštevajte splošne smernice za osebne podatke/GDPR, na primer poskrbite, da imajo dostop do podatkov le ustrezne osebe, in izbrišite informacije, ko se obdobje hrambe izteče. Vendar pa v osnovi: imejte rešitev, ki samodejno shranjuje vse registracije delovnega časa za najmanj pet let in omogoča njihovo iskanje po zaposlenih po potrebi.
Ali moramo investirati v drag digitalni sistem? Ni nujno – zakon vam daje svobodo pri izbiri metode za sistem registracije delovnega časa, dokler izpolnjuje zahteve, da je "objektiven, zanesljiv in dostopen." To pomeni, da mora sistem natančno izmeriti skupni dnevni delovni čas (objektivno), podatkom mora biti mogoče zaupati (zanesljivo), in tako delodajalec kot zaposleni morata imeti dostop do informacij (dostopno).
V praksi se lahko registracija delovnega časa izvaja na številne načine. Lahko je popolnoma preprosto, na primer kos papirja ali preglednica, kjer zaposleni zapisuje svoje ure. Lahko je tudi elektronska ura za štemplanje, orodje za upravljanje projektov z vodenjem ur ali namenjena aplikacija za registracijo delovnega časa. Ni zahteve, da mora biti digitalno – fizični zvezek ali e-pošta z urami dneva lahko v načelu zadostuje. Vendar pa bo v resnici digitalna rešitev pogosto velika prednost. Digitalni sistemi lahko samodejno zagotovijo, da se podatki varno shranjujejo za 5+ let, lahko ščitijo pred napakami in goljufijami (na primer z zaklepanjem prejšnjih registracij) in olajšajo zaposlenim vpogled v njihove lastne ure.
Ne glede na to, kaj izberete, poskrbite, da sistem ustreza vašemu vsakdanu. Če imate malo zaposlenih in preprosto poslovanje, se boste morda znašli z enostavno tabelo. Če imate veliko zaposlenih ali spreminjajoče se delovne ure, vam lahko digitalni sistem za beleženje delovnega časa prihrani veliko časa in težav. Razmislite tudi o integraciji s plačnim sistemom ali razporedi izmen, če je to relevantno – nekateri sistemi lahko samodejno beležijo delovni čas na podlagi npr. prijav ali dostopnih kartic, vendar to ni obvezno.
Nasvet: Najpomembneje je, da vaša rešitev izpolnjuje zakonske zahteve. Več o prednostih in slabostih različnih metod lahko preberete v našem članku o prednostih digitalne evidence delovnega časa. Če potrebujete pomoč pri začetku, lahko sledite tudi vodniku s 5 koraki za uvedbo evidence delovnega časa v podjetju.
Uvedba beleženja delovnega časa ni nujno težka. EasyHours.si je dober primer rešitve, ki olajša spoštovanje vseh zakonskih zahtev. Z EasyHours lahko zaposleni hitro beležijo svoj delovni čas (tudi preko mobilnega telefona), sistem pa samodejno poskrbi, da se vsi podatki varno shranjujejo 5 let. Hkrati imajo tako vodstvo kot zaposleni vedno dostop do potrebnih informacij. EasyHours je zasnovan posebej za to, da je preprost, zanesljiv in popolnoma skladen z zakonodajo, tako da se lahko osredotočite na svoje poslovanje namesto na administracijo.
Bi to radi preizkusili v svojem podjetju? Obiščite EasyHours.si za več informacij in začnite z brezplačnim preskusnim obdobjem. Naj vam EasyHours pomaga narediti beleženje delovnega časa enostavno, učinkovito in skladno z zakonodajo – tako boste korak pred novimi zahtevami brez nepotrebnega dodatnega dela. ✅